Het correct betalen van werknemers voor feestdagen zou eenvoudig moeten zijn; vrije dag, volledige betaling, klaar. Maar in de praktijk is het een van de meest rommelige onderdelen van de loonadministratie. Verschillende contracten, uren en feestdagregels kunnen een enkele feestdag tot een compliance-hoofdpijn maken. Of je nu een klein bedrijf runt of een nationaal loonadministratieteam beheert, het correct krijgen gaat niet alleen om geld, het gaat om legaal en eerlijk blijven.
Waarom feestdagentoeslag ingewikkelder is dan het lijkt
Op het eerste gezicht lijkt het eenvoudig: als iemand vrij krijgt op een feestdag, betaal je zoals gewoonlijk. Als ze werken, krijg je extra betaald. Maar het is zelden zo simpel.
Hier is waarom het ingewikkeld wordt:
- Sommige werknemers zijn fulltime, anderen parttime, weer anderen tijdelijk
- Niet alle feestdagen gelden overal (vooral in grote landen zoals Australië of de VS)
- Regels variëren op basis van cao's, ondernemingsakkoorden of lokale wetgeving
- Shifters kunnen vervangende dagen krijgen in plaats van hogere betaling
Elke variatie kan veranderen hoeveel iemand betaald krijgt, of of ze überhaupt iets krijgen.
Wat loonadministratieteams moeten overwegen
Om feestdagentoeslag correct te verwerken, moet de loonadministratie bijhouden:
- Wie recht heeft op feestdagentoeslag volgens hun contract of cao
- Wie daadwerkelijk heeft gewerkt op de feestdag en voor hoeveel uur
- Welke toeslagen van toepassing zijn (zoals 1,5x of 2x betaling)
- Welke locaties de feestdag vierden (niet alle locaties kunnen gesloten zijn)
- Eventuele vervangende dagen die in plaats van de feestdag zijn genomen
Dat zijn veel bewegende delen, vooral voor bedrijven met personeel in meerdere staten of tijdzones.
Veelvoorkomende fouten die problemen veroorzaken
Zelfs ervaren loonadministratieteams kunnen fouten maken. Hier zijn enkele dingen die vaak misgaan:
- Veronderstellen dat tijdelijke werknemers altijd geen recht hebben op feestdagentoeslag
- De verkeerde betalingstarief toepassen voor een feestdagendienst
- Vergeten een vervangende dag toe te passen wanneer iemand op de feestdag werkt
- Lokale feestdagen over het hoofd zien die alleen voor bepaalde locaties gelden
- Verkeerd interpreteren van ondernemingsakkoorden of vakbondsregels
Kleine fouten kunnen leiden tot claims van loonroof, onderbetaling en ontevreden personeel. Niet ideaal.
Waarom parttime en tijdelijke werknemers extra complexiteit toevoegen
Voor voltijdpersoneel is feestdagentoeslag meestal gegarandeerd. Maar voor parttime of tijdelijke werknemers hangt het vaak af van of ze die dag gepland stonden te werken. Dat betekent dat werkgevers roosters zorgvuldig moeten bijhouden en de regels over “redelijke verwachting van werk” moeten begrijpen.
In sommige gevallen, als een tijdelijke werknemer niet was ingeroosterd, heeft hij geen recht op betaling. Maar als ze wel waren ingeroosterd, kunnen ze recht hebben op het volledige feestdagentarief, zelfs als ze uiteindelijk niet hebben gewerkt.
Tips om het goed te doen
Hier zijn enkele manieren om de loonadministratie voor feestdagen makkelijker te maken:
- Gebruik software die werknemers types, locaties en cao-regels bijhoudt
- Controleer roosters tegen werklogs
- Houd lokale feestdagenkalenders up-to-date op alle locaties
- Train loonadministratiepersoneel in het interpreteren van contracten en ondernemingsakkoorden
- Bij twijfel, vraag juridisch of HR-advies; vooral bij grijze gebieden
Correct betalen bouwt vertrouwen op
Feestdagentoeslag is niet alleen een technische taak, het gaat om vertrouwen. Personeel merkt wanneer ze eerlijk worden betaald, en ze merken ook wanneer er iets niet klopt. Het correct uitvoeren houdt je compliant, maar het houdt ook je team gemotiveerd en gerespecteerd.
En in loonadministratie, waar details elke dag belangrijk zijn, is dat meer waard dan welke feestdagbonus dan ook.